Planeringskonferens
12 november 2005

Syftet med träffen, som samlade 26 medlemmar, var att utvärdera 2005 och diskutera framtiden. I och med utbyggnaden till 18 hål har mycket ändrats, samtidigt som ekonomin är tämligen ansträngd.

Dagen inleddes med en genomgång av 2005 och det ekonomiska läget just nu, följt av frågor, svar och synpunkter. Därefter vidtog grupparbeten i fyra ämnesområden, där man hade chansen att diskutera olika viktiga frågor inför framtiden.

  1. "Banan och anläggningen"
    - Idé-listan
  2. "Spel och medlemskap"
  3. "Ekonomi och marknadsföring"
    - Ekonomin 2005
    - "Miljonprojektet"
  4. "Intern organisation"
    - Förslag till ny organisation

Underlag till mötet

1: Banan och anläggningen

Diskussionerna kretsade till stor del kring ruffklippning. Alla är tämligen överens om att ruffarna är alltför tjocka på många ställen. Det leder till mycket letande, tappade bollar, långa speltider och allmän irritation. Problemet är att vi inte har resurser nog för att hålla dem så korta att man "alltid hittar bollen snabbt". Dessutom ska ruffen vara ett hunder i spelet (även om det får vara måtta på det).
En allmänt accepterad idé är att inventera respektive hål för att kunna prioritera de partier som ska hållas efter extra mycket. Det innebär att andra delar tillåts växa sig lite högre istället. Syftet ska vara att få banan trivsammare att spela, utan att tumma på spelkvalitén.

De nya hålen har hållit bättre än förväntat. Efter en tids intrimmning har vi alla lärt oss hur de fungerar. Det som saknas är banmarkeringar och banguide, men det ska komma till nästa år.

Det finns en lång lista på förslag och åtgärder, och bankommittén lovar att sätta sig med den för att bedöma de olika förslagen. En del är kanske orimligt, och en del kan behöva läggas på framtiden, men allt ska bedömas. Till nästa år är det tänkt att ta krafttag för att göra banan ännu mer trevlig att spela, och det måste ske utan att kostnaderna ökar.

2: Spel och medlemskap

Den här gruppen samlade inte så mpnga intresserade och var bara igång ungefär halva tiden. Vad kan vi göra för att locka till oss fler medlemmar och fler som spelar på banan? Ett sätt är att se över de olika formerna av medlemskap och greenfee-avgifter vi har.

En allt vanligare modell är att ha en lägre medlemsavgift, men istället inte inkludera fri spelrätt. Var och en får istället betala för det som de spelar. Det blir ungefär som att köpa liftkort till slalombacken, där mna kan välja på årskort, klippkort, veckokort, dagskort, halvdagskort, ett åk o.s.v. Ett sådant förfarande skulle även kunna locka de som inte vill "investera" i ett medlemskap, till exempel de som spelar väldigt lite, som spelat golf men har tappat lite av intresset eller som lagt klubborna på hyllan eftersom de bildat familj. Det är denna modell som används vid "pay-and-play", men det har inte ens en medlemsavgift utan lever enbart på spelintäkterna.
Hur detta skulle slå ekonomiskt är svårt att säga. Man flyttar intäkterna från de relativt stabila medlemsavgifterna till de betydligt mer rörliga spelavgifterna. Det kan bli succé och det kan bli fiasko, och i dagsläget har vi inte råd med ett fiasko. Det finns många andra aspekter på att byta system för medlemskap, till exempel hur man ska hantera de kapitalinsatser som finns i dagsläget. Kan de finnas kvar eller är de av ondo?

När det gällde tillgängligheten så var alla överens om att vi måste gå över till tidsbokning via GIT. Det nuvarande systemet är inte praktiskt, och upplevs av många som en begränsning. Med GIT kan man boka dygnet runt varje dag i veckan. Eftersom mna inte behöver hantera papperslistor så kan mna tillåta bokning många dagar i förväg. En ganska vanlig modell som fungerar bra är att man kan boka 14 dagar innan, men högst ha 2 aktiva bokningar igång samtidigt. Det finns en del praktiska sakr att lösa kring detta, mne inget är ogörligt.

3: Ekonomi och marknadsföring

Gruppen arbeta kring visionen "Miljon-projektet" som syftar till att förbättra årsresultatet med en miljon kronor genom att sänka kostnaderna och öka intäkterna. På utgiftssidan är det främs banskötseln som kostar, så gruppen fokuserade på att öka intäkterna. Det mesta handlar om att på olika sätt få mer aktivitet på banan.

Detta är ett antal punkter som diskuterades:
- Paketlösningar med golf, boende och annat (Älgens hus, Bävern, Angsjön...)
- Samarbete med Bävern och andra logi-ställen (inte bara campingen)
- Samarbeta med andra vid annonsering (lägre kostnader)
- Annonsering i Golfguiden, sponsorers hemsidor
- Sälja annonser på vår egen hemsida
- Mer samarbete med Gamal när det gäller kurser m.m.
- Fria bollar i range-automaten?
- Rökfri zon i shopen
- Värva medlemmar via kommunens satsningar i landet. Stockholms-dagarna? Ambassadörerna?
- Mer "prova på"-aktiviteter för närmedlemmar.
- Mer företagstävlingar
- Reklam på mjölkförpackningarna?
- Mer och bättre familjepaket för medlemmar?
- Golfdagis under högsäsong?
- Jippo med Häggströms modehus?
... och mycket mer

4: Intern organisation

Förslaget till ändringar i organisationen fick ett positivt bemötande. Det bygger på att ha färre kommittéer som istället skall ha större operativ funktion. De ska ha en egen budgetram och kunna besluta i de flesta löpande arbetsuppgifterna inom sitt område. Styrelsen skall i större utsträckning är nu arbeta långsiktigt och uppföljande.

I kommittéerna ska det finnas en sammankallande person som inte samtidigt bör sitta i styrelsen. I styrelsen finns en person som ansvarar för kontakten med kommittén och dess verksamhet, och denne bör även ingå i kommittén med rollen att vara styrelsekontakt.

Kommittéerna kan internt skapa mindre arbetsgrupper allt efter behov. Som exempel nämndes Aktivitetskommittén som mycket väl kan ha undergrupper som "damer", "yngre seniorer", "äldre seniorer", "fester" etc.

Valberedningen var med i diskussionerna och undrade över sin roll i detta. Det rimliga är att valberedningen får ungefär samma uppdrag som nu, vilket skulle infatta att föreslå ordförande, styrelse, sammankallande i kommittéerna och revisorer.


Ansvariga:
Pär Mattsson (090-124432, parmattsson@yahoo.se)
Ewa Stuge (0932-10360, ewa.stuge@castor.bjurholm.se )